Outlook heeft de mogelijkheid om bijlages uit een e-mailbericht in het voorbeeldscherm te laten zien. Vaak is dit handig, maar dit kan ook privacy issues opleveren. Velen realiseren zich dit niet of het maakt hun niks uit. Dit kan makkelijk worden voorkomen door een waarschuwing te geven of de mogelijkheid om een voorbeeld van de bijlage uit te zetten. In het laatste geval moet de gebruiker dubbel klikken om de bijlage te open. In onderstaand artikel zal uitgelegd worden hoe deze instellingen in Outlook werken.

Waarschuwingen

Als bij een e-mail een PDF bijlage is gekoppeld, kan een voorbeeld in het bericht weergegeven worden. Voordat de bijlage te zien is krijg je onderstaande waarschuwing te zien:


Waarschuwingsscherm openen bijlagen in Outlook 2016


Dit kan vertragend werken. Bij elke bijlage moet er op ‘Voorbeeld van bestand weergeven’ geklikt worden. Vaak wordt dan het vinkje weggehaald voor de laatste regel (Altijd waarschuwen voordat een voorbeeld van dit type bestand wordt weergegeven). Bij de volgende weergaven worden deze melding niet meer weergegeven.

Nadeel van het direct weergeven van een bestand kan een privacy issue opleveren. Denk bijv. aan klanten die meekijken. Een waarschuwing is in dit geval toch wel op zijn plaats. Maar hoe zetten we deze waarschuwing weer aan?

Aanzetten van de waarschuwing nadat die uitgezet is

Het uitzetten van de waarschuwing was makkelijk, maar het aanzetten is lastiger. Dit kan alleen maar gedaan worden via het Register-editor van Windows. Voer de volgende stappen uit:

  • Klik linksonder op de startknop of druk op de Windows-toets, laatste rij derde van links op het toetsenbord.
  • Type direct Regedit Let op! Ga niet eerst navigeren binnen het Windows-menu.
  • Klik op Ja in het scherm dat verschijnt. De register-editor verschijnt.
  • Navigeer in het linker scherm naar: Computer\HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\Previewers\pdf
  • Aan de rechterkant zie je PONTState staan. Dubbel klik op de naam PONTState.
  • Verander de waarde gegevens van 1 naar een 0.
  • Klik op de OK
  • Sluit regeditor af
  • Herstart Outlook.
  • De waarschuwing is nu weer zichtbaar.

Voorbeelden van bijlagen of documenten wel of niet laten zien

Vaak ontvangen we toch bijlagen van vertrouwde bronnen (interne mails). Deze bijlagen ontvangen niet bovenstaande waarschuwing. Wanneer je wilt dat dit bestand NIET als voorbeeld zichtbaar is, volg dan onderstaande stappen:

  • Open Outlook
  • Ga naar Bestand
  • Klik op Opties
  • Selecteer Vertrouwenscentrum uit het linker menu
  • Klik in het rechter gedeelte van het scherm op Instellingen voor Vertrouwenscentrum…
  • Selecteer Verweken van bijlagen uit het linker-menu
  • Zet het vinkje bij Voorbeelden van bijlagen in Outlook uitschakelen
  • Klik op OK
  • Klik op OK
  • Klik op OK
  • Herstart Outook

Nawoord

Bovenstaande tip en nog veel meer tips kun je krijgen in onze AVG Bewustwordings en Privacy trainingen, maar ook op https://servicedesk.schrijvers123.nl . Zie hier voor de site SCHRIJVERS123.NL